沪交医审〔2013〕4号

院本部各部、各处（室）、学院、中心：

为了规范医学院的合同管理工作，加强合同（协议）签订环节的流程和监督管理，根据国家有关法律、制度和各类专项经费管理使用的有关规定，经研究决定从2014年1月1日起执行《上海交通大学医学院合同签订工作有关规定》，请遵照执行。

附件：《上海交通大学医学院合同签订工作有关规定》

上海交通大学医学院

二0一三年十二月十八日

附件：

上海交通大学医学院合同签订工作有关规定

为了规范医学院的合同（协议）签订工作，加强合同（协议）签订环节的流程和监督管理，根据国家有关文件精神和《合同法》、《招标投标法》以及各类专项经费管理使用的有关规定，对医学院范围内使用各类资金对外签订合同（协议）工作执行以下规定，具体如下：

一、成立医学院经济合同管理工作小组，在分管院领导指导下具体负责我院合同管理工作，包括制定合同管理工作制度、工作流程和处理合同管理工作事务等。工作小组由院办、纪委监察、财务、审计、资产、科技、人事等部门负责同志组成。

二、各部门对于超过1万元以上的经济业务或有特定需求的业务应当签订合同（协议）来规范双方的权利义务，签订的合同（协议）应根据金额大小区分合同性质，并按照“合同合作方选择形式和确定办法（见附件）”来选择合同签订另一方。

三、合同会签部门为经费（包括科研经费、专项经费）预算归口相关部门。

四、采购耗材和试剂等需要签订合同的，应在资产处进行试剂耗材购置登记确认；其中使用专项经费采购的，应在项目批复的相关预算内容和金额范围内执行，并由相关部门进行审核会签；超出项目预算内容和金额的合同应先报相关部门进行调整，待调整批复后才能进行合同签订工作。

五、关于会务类合同的签订的规定：

（一）对于医学院内各部门举办的会务类委托合同，应按下列规定签订合同。

1.  签订合同前应提交会议议程、内容、参加人员名单和合同金额组成明细。举办会议原则上在市内进行，为精简会议，不提倡住宿，实际是否住宿根据会议议程和内容确定，并按照不超过450元/人天的标准签订合同（具体参照《中央和国家机关会议费管理办法》财行[2013]286号执行）。确因实际需要超出标准的，报医学院主要领导审批后再签订合同。

2.  国际性会议中方人员会务标准参照上述规定，外宾按照外宾的会务标准签订合同。

3.  受上级部门委托承办的会务标准参照上述规定，上级部门另有特别要求的参照要求。

（二）为加强会务类合同的管理，减少会议成本，对会务服务供应商进行集中招标和分类指导管理，由集中招标后确定的会务类供应商库内单位统一为各部门提供会务服务。相关供应服务商名单目录和服务项目将在招标完成后另行公布。

六、有关合同签订的流程：

1、合同签订部门在校园网OA系统中下载不同类型的合同签订流转单，填好相关内容；

2、合同签订部门按照“相关部门—财务处—审计处（合同管理工作小组）—分管院领导—院办盖合同章”的流程进行会签；

其中相关部门包括资产处、科技处、人事处、学科规划处、信息资源中心等，具体根据签订合同的内容和职能部门管理范围确定。合同会签前可事先与审计处联系，以明确合同流转会签的具体部门和应提交的相应材料；

3、重大合同、大额合同的签订应至少在30个工作日前与审计处联系，以便组织项目招投标和相关评审工作。

七、本规定从2014年1月1日起开始执行，由医学院审计处负责解释，并根据实际情况不断修订完善。

附表：合同合作方选择形式和确定办法

                                      上海交通大学医学院

                                       2013年12月18日